KSeF a płatność za faktury – co realnie zmienia się dla przedsiębiorców?
Wokół Krajowego Systemu e-Faktur narosło wiele nieporozumień. Jedno z najczęstszych dotyczy płatności. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy od momentu wejścia obowiązkowego KSeF będą musieli regulować należności „przez system rządowy”.
1. KSeF to rejestr faktur, a nie system do przelewów
Odpowiedź jest jednoznaczna: KSeF nie jest systemem płatności.
To centralna platforma administracji skarbowej służąca do:
wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
ich odbierania,
przechowywania w rejestrze państwowym.
Nie realizuje przelewów, nie przetwarza transakcji bankowych i nie zastępuje bankowości elektronicznej. Przedsiębiorca nadal płaci za faktury dokładnie tak jak dotychczas – przelewem, BLIK-iem, poleceniem zapłaty czy poprzez system operatora.
Zmienia się forma dokumentu – nie sposób regulowania należności.
2. Jak teraz wygląda obieg faktury?
Po wdrożeniu obowiązkowego KSeF:
sprzedawca wystawia fakturę w systemie finansowo-księgowym zintegrowanym z KSeF,
faktura trafia do systemu Ministerstwa Finansów,
otrzymuje unikalny numer KSeF,
dopiero wtedy uznawana jest za wystawioną.
To istotna zmiana z punktu widzenia momentu powstania obowiązku podatkowego i pewności obrotu gospodarczego.
Jednocześnie wiele firm nadal będzie wysyłało kontrahentom tzw. wizualizację faktury (PDF), zawierającą:
dane sprzedaży,
termin płatności,
numer rachunku,
kod QR do płatności,
numer KSeF.
Taki dokument ma charakter informacyjny. Formalnie liczy się wyłącznie faktura w systemie.
3. Czy sposób płacenia faktur się zmieni?
Z perspektywy operacyjnej – nie.
Przedsiębiorca może:
opłacić fakturę w bankowości internetowej,
skorzystać z automatycznego importu przelewów,
zeskanować kod QR,
użyć linku do płatności od dostawcy usług,
realizować płatności zbiorcze.
Nowością nie jest metoda zapłaty, lecz większa identyfikowalność faktury w systemie podatkowym.
W kolejnych latach planowane jest obowiązkowe podawanie numeru KSeF w tytule przelewu (lub specjalnego identyfikatora płatności). To oznacza konieczność dostosowania procedur księgowych i systemów bankowych, ale nie zmienia samego mechanizmu przelewu.
4. Co faktycznie się zmienia dla firm?
Automatyzacja księgowości
Faktura ustrukturyzowana to dokument w formacie XML. Zawiera dane w układzie logicznym, który może być automatycznie odczytywany przez systemy księgowe.
W praktyce oznacza to:
eliminację ręcznego przepisywania danych,
ograniczenie błędów ludzkich,
szybsze księgowanie dokumentów,
możliwość automatycznego dopasowania płatności do faktury.
Dla biura rachunkowego to ogromna zmiana operacyjna – przesunięcie pracy z manualnej obsługi dokumentów w kierunku kontroli i analizy danych.
Większa transparentność
Administracja skarbowa otrzymuje dostęp do faktur w czasie rzeczywistym. To oznacza:
większą kontrolę nad obrotem gospodarczym,
szybsze wykrywanie nieprawidłowości,
potencjalnie sprawniejsze zwroty VAT (przy spełnieniu warunków).
5. Jak odebrać fakturę KSeF
6. Obawy przedsiębiorców – czy są uzasadnione?
Najczęstsze obawy dotyczą:
problemów technicznych,
braku dostępu do systemu,
opóźnień w wystawianiu faktur,
komplikacji w płatnościach.
W praktyce płatności pozostają poza KSeF. Ryzyko dotyczy raczej integracji systemów księgowych i prawidłowego wdrożenia procedur wewnętrznych.
To właśnie tu kluczową rolę odgrywa biuro rachunkowe – nie jako podmiot „księgujący dokumenty”, ale jako doradca w procesie transformacji cyfrowej firmy.
