KSeF w praktyce – jak przygotować firmę i księgowość na nowe obowiązki?
Wokół Krajowego Systemu e-Faktur narosło wiele nieporozumień. Jedno z najczęstszych dotyczy płatności. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy od momentu wejścia obowiązkowego KSeF będą musieli regulować należności „przez system rządowy”.
1. Koniec tradycyjnego obiegu faktur w B2B
Wraz z pełnym wdrożeniem KSeF:
faktury papierowe w obrocie między firmami przestaną mieć znaczenie,
PDF wysyłany mailem nie będzie dokumentem księgowym,
obowiązywać będzie wyłącznie faktura ustrukturyzowana w systemie.
To fundamentalna zmiana w procesach finansowych przedsiębiorstw.
Firmy, które do tej pory:
drukowały dokumenty,
przechowywały segregatory,
przekazywały faktury do biura rachunkowego raz w miesiącu,
muszą przejść na model pracy w czasie rzeczywistym.
2. Integracja systemów księgowych z KSeF
Największym wyzwaniem nie jest samo wystawienie faktury, lecz integracja:
systemu ERP,
programu księgowego,
bankowości elektronicznej,
systemu obiegu dokumentów.
Nowoczesne rozwiązania pozwalają:
automatycznie pobierać faktury z KSeF,
dekretować je według zdefiniowanych schematów,
generować przelewy bezpośrednio z poziomu systemu,
kontrolować terminy płatności.
Dla firm oznacza to realną optymalizację procesów finansowych.
3. Co to oznacza dla małych i średnich przedsiębiorstw?
Dla mikro i małych firm zmiana będzie najbardziej odczuwalna organizacyjnie.
Właściciele biznesów będą musieli:
zadbać o odpowiednie uprawnienia w KSeF,
nadać dostęp biuru rachunkowemu,
ustalić procedury wystawiania i odbioru faktur,
kontrolować poprawność danych w systemie.
W praktyce oznacza to większą dyscyplinę dokumentacyjną.
Jednocześnie dobrze wdrożony system może uprościć zarządzanie finansami – szczególnie w zakresie kontroli należności i zobowiązań.
4. Numer KSeF, a przyszłość płatności
Wprowadzenie obowiązku podawania numeru identyfikującego fakturę w przelewie będzie kolejnym krokiem w kierunku pełnej cyfryzacji rozliczeń.
Z perspektywy księgowej:
uprości to dopasowanie płatności do dokumentów,
ograniczy liczbę niejasnych przelewów,
zmniejszy ryzyko błędnego rozliczenia VAT.
Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność aktualizacji schematów przelewów i procedur finansowych.
5. Rola biura rachunkowego w erze KSeF
Wprowadzenie KSeF redefiniuje rolę księgowości.
Biuro rachunkowe staje się:
integratorem systemów finansowych,
doradcą technologicznym,
opiekunem procesów podatkowych,
partnerem w zakresie automatyzacji.
Firmy, które współpracują z nowoczesnym biurem rachunkowym, mogą wykorzystać KSeF jako przewagę konkurencyjną – poprzez szybsze raportowanie, lepszą kontrolę płynności i sprawniejszy obieg informacji.
Eksperckie podsumowanie
Krajowy System e-Faktur nie zmienia sposobu regulowania zobowiązań – nadal płacimy przelewem czy BLIK-iem. Zmienia jednak fundament obiegu dokumentów finansowych w Polsce.
Największa transformacja dotyczy nie płatności, lecz:
momentu wystawienia faktury,
jej identyfikowalności w systemie państwowym,
automatyzacji księgowania,
integracji z bankowością,
transparentności rozliczeń podatkowych.
Dla przedsiębiorców KSeF to nie tylko nowy obowiązek, ale również szansa na uporządkowanie procesów finansowych. Warunkiem jest jednak właściwe wdrożenie i wsparcie kompetentnego biura rachunkowego.
Firmy, które potraktują KSeF wyłącznie jako administracyjny wymóg, odczują zmianę jako ciężar. Te, które wykorzystają go do automatyzacji i cyfryzacji księgowości, zyskają realną przewagę operacyjną.
