Część 1: Limit 10 000 zł w KSeF – szansa czy zagrożenie dla mikrofirm?
Od 1 kwietnia 2026 roku rusza obligatoryjne stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla firm każdej wielkości — od korporacji po mikroprzedsiębiorców. Wśród tych zmian pojawił się mechanizm ulgowy: mikroprzedsiębiorcy, których sprzedaż dokumentowana fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł (łącznie z VAT), będą mogli korzystać z faktur papierowych lub “klasycznie” bez użycia KSeF.
Z jednej strony – to wyraźny gest „odciążenia” najmniejszych firm. Z drugiej – wielu przedsiębiorców i parlamentarzystów ostrzega, że próg 10 000 zł to zbyt mało, by uznać to rozwiązanie za realne wsparcie. W niniejszej części analizujemy: jakie mechanizmy zostały wprowadzone, skąd biorą się obawy oraz które aspekty warto wziąć pod uwagę już dziś.
Czym jest limit 10 000 zł i kto z niego skorzysta?
Definicja progu
Próg dotyczy sumy wartości sprzedaży z VAT (tj. ceny netto + VAT) udokumentowanej fakturami wystawionymi w danym miesiącu. Jeżeli przedsiębiorca zmieści się w granicy 10 000 zł, może wystawiać faktury „po staremu”, bez korzystania z KSeF.Kto może skorzystać?
To rozwiązanie adresowane jest mikroprzedsiębiorcom, którzy prowadzą działalność na bardzo małą skalę — często samodzielnie, bez wsparcia księgowego.Termin stosowania ulgi
Ulga ma obowiązywać przynajmniej do końca 2026 roku — do tego czasu mikrofirmy są „zwolnione” z natychmiastowego przeskoku w KSeF.Obowiązek od 2027 roku?
W dalszej perspektywie zakłada się, że wszystkie firmy, niezależnie od skali, będą musiały stosować KSeF bez wyjątków. Limit 10 000 zł to więc rozwiązanie przejściowe.
Dlaczego wielu przedsiębiorców uważa ten próg za zbyt niski?
1. Realia kosztów działalności
Limit 10 000 zł może być niewystarczający nawet dla bardzo skromnych firm. W praktyce:
Koszt wynajmu lokalu, mediów, energii — już sam czynsz czy opłaty mogą pochłonąć znaczną część tego progu.
Zakupy towarów czy materiałów — jedno zamówienie od dostawców może szybko przekroczyć 10 000 zł brutto.
Koszty operacyjne — amortyzacja sprzętu, transport, marketing – wszystko to wpływa na przekroczenie limitu.
Niektórzy posłowie zwracają uwagę, że przy takim progu wiele mikrofirm zostanie „wrzuconych” do obowiązku stosowania KSeF wcześniej, niż się spodziewają.
2. Brak gotowości technicznej i organizacyjnej
Wielu mikroprzedsiębiorców nie korzysta z systemów księgowych, działają „na laptopie”, z prostymi arkuszami czy dokumentami papierowymi.
Migracja do KSeF wymaga narzędzi (API, integracje, certyfikaty) oraz przeszkolenia — dla tych firm to koszt lub bariera.
Potrzebne są instrukcje, materiały wideo, przewodniki „krok po kroku”, by przedsiębiorcy nie zostali z tym sami.
3. Ryzyko „pułapki” zamiast ochrony
Zamiast wyłącznie chronić małych przedsiębiorców, limit 10 000 zł może stać się pułapką:
Przekroczenie progu choćby przez przypadek oznacza konieczność natychmiastowego przejścia na KSeF.
Brak wsparcia może skutkować błędami, karami lub zwiększonymi kosztami wdrożenia.
Każda sezonowa nadwyżka sprzedaży może “wyrzucić” firmę poza limit.
Niektórzy postulują podniesienie progu do 20 000 zł, by ulga była bardziej realna i użyteczna.
Korzyści, które jednak mogą zostać osiągnięte
Jeśli limity i warunki zostaną dopracowane, limit 10 000 zł ma też swoje zalety:
Etap adaptacyjny — małe firmy zyskują czas na wdrożenie się w nowy system.
Ochrona od kosztów wejścia — możliwość opóźnienia wydatków na system, szkolenia i integracje.
Podniesienie świadomości — okres przejściowy zachęca do analizy procesów i przygotowań do pełnej cyfryzacji.
Na co zwrócić uwagę już teraz?
Monitorowanie sprzedaży — śledzenie przychodów z faktur, by wiedzieć, kiedy zbliżamy się do limitu.
Analiza kosztów — przewidywanie sezonowych wzrostów i planowanie z wyprzedzeniem.
Wstępne rozeznanie technologiczne — poznanie możliwości integracji z KSeF, wymogów API, certyfikatów.
Szkolenia i materiały edukacyjne — korzystanie z bezpłatnych webinarów i przewodników.
Konsultacja z biurem rachunkowym — nawet najmniejsza firma powinna zasięgnąć opinii księgowej, by uniknąć błędów.
W drugiej części przyjrzymy się bliżej: reakcji ustawodawcy, planom Ministerstwa Finansów, scenariuszom na 2027 rok oraz praktycznym krokom wdrożeniowym.
Do przeliczenia!
Zespół Expert Office
Źródło: komunikaty Ministerstwa Finansów dotyczące KSeF.
