Nowe zasady dotyczące podatku VAT od 2025 roku
Od 1 stycznia 2025 roku małe i średnie przedsiębiorstwa w Unii Europejskiej będą korzystać z uproszczonej procedury SME (Small and Medium Enterprises) w zakresie VAT. Nowe regulacje mają na celu ograniczenie obciążeń administracyjnych, w szczególności dla firm działających międzynarodowo.
Procedura SME i faktury uproszczone
Od 1 stycznia 2025 roku w Unii Europejskiej wchodzą w życie nowe zasady dotyczące procedury SME (Small and Medium Enterprises), które uproszczą procesy fakturowania VAT dla małych przedsiębiorstw.
Procedura SME skierowana jest do małych przedsiębiorstw zarejestrowanych w jednym z krajów Unii Europejskiej, które korzystają ze zwolnienia VAT w innym państwie członkowskim. Kluczową zmianą w jej ramach jest wprowadzenie możliwości wystawiania faktur uproszczonych. Dzięki temu przedsiębiorstwa będą mogły ograniczyć zawartość faktur do podstawowych danych, takich jak: data wystawienia, numer dokumentu, dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru lub usługi, ilość towarów lub zakres usług, cena jednostkowa, łączna kwota należności oraz numer identyfikacyjny EX.
Numer EX, jako indywidualny identyfikator, będzie obowiązkowy dla przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia VAT w innym kraju UE, co umożliwi im wystawianie faktur uproszczonych. Wymóg ten wynika z unijnych regulacji mających na celu ujednolicenie zasad fakturowania w całej wspólnocie.
Wprowadzenie tych zmian ma na celu wsparcie małych firm w sprawniejszym funkcjonowaniu na rynkach międzynarodowych poprzez znaczące zmniejszenie obciążeń administracyjnych i uproszczenie procesów rozliczeniowych.
E-fakturowanie i obowiązkowy KSeF
Choć obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wejdzie w życie dopiero 1 lutego 2026 roku dla dużych firm (sprzedaż powyżej 200 mln zł), już teraz warto przygotować się na te zmiany. Dla pozostałych przedsiębiorstw obowiązek zacznie obowiązywać od 1 kwietnia 2026 roku.
KSeF to narzędzie, które pozwala na wystawianie i odbieranie faktur w formie elektronicznej. Wprowadzenie tego systemu zwiększy transparentność transakcji, zminimalizuje ryzyko błędów oraz usprawni procesy księgowe.
Jak się przygotować?
- Dokonać analizy aktualnych procesów fakturowania w firmie,
- Zaktualizować oprogramowanie księgowe tak, aby było zgodne z wymogami KSeF,
- Rozważyć dobrowolne korzystanie z KSeF już teraz, by przetestować system i zidentyfikować potencjalne trudności.
Automatyzacja fakturowania i technologia w czasie rzeczywistym
Automatyzacja procesów księgowych staje się kluczowym trendem w 2025 roku. Rozwiązania takie jak e-faktury czy systemy oparte na sztucznej inteligencji zmieniają sposób zarządzania finansami.
Kluczowe technologie w fakturowaniu:
- AI i uczenie maszynowe – automatyczne generowanie faktur, weryfikacja danych i monitorowanie terminów płatności.
- OCR (Optical Character Recognition) – narzędzia umożliwiające szybkie przetwarzanie faktur papierowych i elektronicznych, automatycznie rozpoznające dane takie jak nazwa kontrahenta, kwota czy numer faktury.
- Integracja z systemami ERP i CRM – synchronizacja danych finansowych, sprzedażowych i operacyjnych, co umożliwia bardziej kompleksowe zarządzanie płatnościami i analizę biznesową.
Fakturowanie w czasie rzeczywistym pozwala na natychmiastowe przetwarzanie transakcji, co poprawia płynność finansową firm. Wprowadzanie takich narzędzi to inwestycja w efektywność i precyzję w zarządzaniu danymi.
Podsumowanie
Zmiany w zasadach fakturowania i wprowadzenie e-faktur oraz KSeF to wyzwania, które wymagają odpowiedniego przygotowania. Zarówno małe, jak i duże firmy powinny już teraz dostosować swoje systemy i procesy księgowe, by uniknąć problemów w przyszłości.
Skontaktuj się z ekspertami w Expert Office, aby dowiedzieć się, jak przygotować swoją firmę na nadchodzące zmiany. Razem znajdziemy optymalne rozwiązania!
📊 Do przeliczenia! 🧮
