Tryby szczególne wystawiania faktur w KSeF – jak prowadzić e-fakturowanie w sytuacjach wyjątkowych
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. W normalnym trybie podatnik łączy się z systemem i w czasie rzeczywistym przesyła fakturę jako dokument XML, który następnie zostaje zarejestrowany i opatrzony unikalnym numerem KSeF.
1. Czym są tryby szczególne w KSeF i dlaczego są potrzebne
Jednak w praktyce może dojść do sytuacji, gdy:
nie ma dostępu do Internetu,
następuje planowana konserwacja systemu,
pojawi się nieplanowana awaria oprogramowania lub infrastruktury.
W takich momentach system musi zachować ciągłość działania dla przedsiębiorców. Właśnie temu służą tryby szczególne wystawiania faktur – mechanizmy, które pozwalają na poprawne wystawianie dokumentów także w sytuacjach wyjątkowych, bez utraty ich ważności i zgodności podatkowej.
2. Podstawowy podział – tryb online i tryb offline
Tryb ONLINE – standard pracy
To podstawowy sposób komunikacji z KSeF.
Faktura jest generowana i od razu wysyłana do systemu w formacie XML.
Data faktury, która widnieje w pliku, powinna odpowiadać dacie rzeczywistego wystawienia.
System natychmiast nadaje dokumentowi numer KSeF, co jest warunkiem jego ważności i możliwości dalszego obiegu.
W tym trybie działa większość przedsiębiorstw i biur rachunkowych na co dzień – to normalna praca z systemem.
3. Tryb OFFLINE – system ułatwiający pracę w warunkach wyjątkowych
Tryb OFFLINE pozwala na wystawienie faktury poza KSeF i dopiero późniejsze dodanie jej do rejestru. Nie oznacza to „wolnej ręki” – procedury szczególne definiują ramy czasowe i reguły, które muszą być spełnione, żeby taki dokument był uznany za prawidłowy z punktu widzenia prawa podatkowego.
Tryb OFFLINE funkcjonuje w praktyce jako jeden mechanizm techniczny, ale od strony prawnej obejmuje kilka scenariuszy:
🟡 Offline24
Przeznaczony na sytuacje krótkotrwałych problemów z Internetem po stronie podatnika.
Umożliwia wystawianie faktur online lokalnie, a następnie ich dosłanie do systemu w ciągu ustawowego terminu.
Kluczowe jest wcześniejsze ustalenie, że faktura została wystawiona w konkretnym dniu – to nie jest „fakturowanie retroaktywnie”.
🟠 Offline – niedostępność KSeF
Aktywny, gdy system jest technicznie niedostępny np. z powodu prac serwisowych lub krótkotrwałych problemów po stronie MF/KAS.
Dzięki temu przedsiębiorca nie musi przerywać działalności i nadal może wystawiać faktury, które później zostaną zarejestrowane w systemie.
🔴 Tryb awaryjny
Dotyczy poważniejszych usterek systemowych opublikowanych oficjalnie przez KSeF (np. w Biuletynie Informacji Publicznej).
W takim scenariuszu możliwe jest wystawianie faktur offline, ale obowiązują inne zasady udostępniania ich nabywcom i późniejszego przesyłania do KSeF.
4. Awaria całkowita – co wtedy?
Ministerstwo Finansów przewiduje też scenariusz skrajny – tzw. awarię całkowitą KSeF, którą ogłasza się oficjalnymi kanałami komunikacji.
W takich okolicznościach:
faktury wystawia się poza systemem – analogicznie do okresu przed KSeF,
podatnik zachowuje prawo do wystawiania dokumentów i realizowania obrotu,
jednak wszystkie faktury muszą zostać dopiero później wprowadzone do KSeF, gdy system wróci do pełnej sprawności.
To zabezpieczenie gwarantuje płynność obrotu gospodarczego nawet w przypadku poważnych problemów technicznych.
5. Jakie obowiązki te tryby generują po stronie przedsiębiorcy
Chociaż tryby szczególne umożliwiają wystawianie faktur w sytuacjach nietypowych, to nie oznacza, że przedsiębiorca może dowolnie korzystać z tych opcji. W praktyce trzeba pamiętać o kilku zasadach:
✅ Terminy dosłania
Faktura wystawiona offline musi zostać przesłana do KSeF w określonym ustawowo terminie – najczęściej tego samego dnia roboczego po dacie wystawienia.
✅ Prawidłowe oznaczenie
Dzień wystawienia i numer NIP powinny być zgodne z danymi, które mają być w KSeF.
Dokument musi zawierać wszystkie obligatoryjne elementy faktury ustrukturyzowanej.
✅ Odbiór przez nabywcę
W zależności od trybu offline, moment udostępnienia dokumentu nabywcy może być różny – w niektórych przypadkach dokument jest widoczny dopiero po przesłaniu do systemu, w innych nabywca może otrzymać go wcześniej.
6. Co to oznacza dla biur rachunkowych i przedsiębiorców
👉 Ciężar operacyjny
Tryby szczególne zwiększają liczbę scenariuszy, które przedsiębiorca i jego księgowość muszą przewidzieć – zwłaszcza przy zintegrowanym środowisku pracy.
👉 Planowanie ciągłości działania
Biuro rachunkowe powinno:
mieć gotowe procedury postępowania w sytuacjach offline,
wiedzieć, jak identyfikować prawidłowość takich faktur,
wspierać klientów w przygotowaniu danych i terminowym dosłaniu dokumentów.
👉 Technologia jako wsparcie
Systemy finansowo-księgowe i programy fakturujące z integracją KSeF znacząco ułatwiają obsługę trybów offline – automatyzując przesyłanie i kontrolę zgodności z terminami.
Podsumowanie
Tryby szczególne wystawiania faktur w KSeF to nie „błędy”, lecz przemyślany mechanizm zapewniający ciągłość obiegu dokumentów w warunkach wyjątkowych – takich jak brak Internetu, planowane prace serwisowe czy awarie systemu. Dzięki nim przedsiębiorca może dalej wystawiać i księgować faktury VAT, nie ryzykując naruszenia przepisów podatkowych.
Kluczowe jest jednak świadome wykorzystanie tych trybów:
zawsze zgodnie z ustawowymi terminami,
z prawidłową treścią i formatem XML,
z uwzględnieniem zasad udostępniania dokumentów nabywcom.
Dla biur rachunkowych tryby offline stanowią element codziennej obsługi klienta – wymagają procedur, monitoringu i kompetentnej obsługi technicznej. Dobry partner księgowy potrafi nie tylko rozliczyć faktury, ale także poprowadzić firmę przez złożoność systemu KSeF, minimalizując ryzyka i maksymalizując efektywność obiegu dokumentów.
